Ce modèle Excel aide le responsable des flux à rapprocher les quantités de linge sale reçues et de linge propre restituées. Il présente par client le reste à restituer, le trop restitué et l’écart net, avec un détail par lot.
Le suivi s’effectue en pièces, sur une période d’entrée et à une date d’arrêté définies. Les trois feuilles, Synthèse, Lots de linge et Restitutions, permettent de saisir les entrées, d’enregistrer les retours partiels et de consulter les écarts. Les données d’exemple sont entièrement fictives.
À quoi sert ce tableau ?
- Lire les quantités reçues et restituées par client sur le périmètre d’entrée choisi.
- Distinguer les restes à restituer des excédents sans compensation entre lots.
- Suivre plusieurs restitutions partielles rattachées à un même lot.
- Repérer les saisies à vérifier avant d’interpréter les résultats.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Définir les clients et les dates
Remplacez les exemples fictifs. Dans Synthèse, inscrivez chaque client une seule fois, puis renseignez le début et la fin des entrées ainsi que la date d’arrêté des restitutions.
2. Saisir les lots entrants
Dans Lots de linge, indiquez une référence unique, le client, la date d’entrée, l’article et la quantité de sale reçue en pièces. Un lot correspond à un client, une entrée et un article.
3. Enregistrer les restitutions
Dans Restitutions, saisissez la date, sélectionnez le lot et indiquez le nombre de pièces propres rendues. Utilisez plusieurs lignes si le retour est partiel, sans enregistrer deux fois la même restitution.
4. Examiner les contrôles et les écarts
Consultez les alertes de saisie et corrigez les lignes concernées avant de lire les totaux. Examinez ensuite la synthèse par client et le détail des lots présentant un reste ou un excédent.
Définir le périmètre du rapprochement
La synthèse retient les lots entrés entre les dates de début et de fin incluses. Elle rapproche leurs quantités reçues des restitutions prises en compte jusqu’à la date d’arrêté incluse. Cette date peut être postérieure à la fin des entrées : un retour ultérieur peut donc solder un lot de la période, sans ajouter un nouveau lot entrant au périmètre.
Lire les manquants et les excédents par lot
L’écart d’un lot correspond au sale reçu moins le propre restitué à l’arrêté. Un résultat positif indique un reste à restituer ; un résultat négatif indique un excédent à vérifier. La synthèse additionne séparément ces deux situations, sans compensation entre lots, puis présente aussi l’écart net par client. Un reste à l’arrêté n’établit pas à lui seul une perte définitive.
Exemple : un retour partiel et un excédent
Dans les exemples fictifs, FICTIF-LOT-02 comporte 80 pièces de sale reçu et deux restitutions de 50 puis 30 pièces. Lorsque ces retours sont valides et retenus à l’arrêté, le total rendu atteint 80 pièces : l’écart du lot est nul. FICTIF-LOT-05 comporte 50 pièces reçues et 55 pièces rendues, soit un écart de −5 pièces et un excédent de 5 pièces à vérifier.
Ces cas montrent pourquoi le nombre de lignes de restitution ne suffit pas pour juger le solde : il faut comparer les quantités cumulées au lot d’origine.
Erreurs de saisie : quoi vérifier et corriger
Une ligne incomplète doit être complétée avant de contribuer aux calculs. En cas de date ou de quantité à vérifier, contrôlez que la date est reconnue comme telle et que la quantité est un nombre entier positif de pièces. Si un client est signalé, vérifiez sa présence unique dans Synthèse et sa sélection dans le lot.
Pour un lot absent ou multiple dans Restitutions, vérifiez la référence et son unicité dans Lots de linge. Les lignes invalides sont exclues des calculs. Un retour après l’arrêté est différé, et non comptabilisé à cette date. Enfin, évitez de saisir deux fois le même retour : le classeur autorise plusieurs restitutions par lot, ce qui ne constitue pas une détection des doublons de restitution.
Comparaison : modèle Excel ou registre papier par lot
| Méthode | Saisie des mouvements | Calcul des écarts | Lecture par client |
|---|---|---|---|
| Modèle Excel | Entrées et restitutions saisies dans deux feuilles, avec référence de lot. | Formules de cumul et de différence pour les lignes valides, dans les plages prévues. | Synthèse des lots de la période, avec restes et excédents séparés. |
| Registre papier par lot | Entrées et restitutions inscrites sur les fiches des lots. | Additions et différences à effectuer sur les fiches. | Regroupement des fiches et totalisation à réaliser pour chaque client. |
Si vous avez besoin de totaliser régulièrement les écarts par client dans les capacités prévues, le modèle Excel peut convenir. Si le suivi porte sur quelques lots consultés individuellement, un registre papier peut suffire, à condition de tenir les restitutions à jour.
Capacités et limites du modèle
Le classeur prévoit 100 clients, 150 lots et 200 lignes de restitution. Les formules utilisent des plages fixes : une saisie au-delà de ces plages ne doit pas être supposée prise en compte. Les quantités sont exprimées en pièces uniquement, sans conversion en kilogrammes.
Les résultats dépendent des saisies et de leur validité. Ils ne constituent ni un statut officiel ni une preuve de perte. Cette description repose sur le manifeste fourni, sans exécution du fichier ; certaines formules de contrôle y sont tronquées et ne permettent pas d’en auditer toute la logique.
Questions fréquentes
Peut-on enregistrer plusieurs restitutions pour un même lot ?
Oui. La feuille Restitutions prévoit une ligne par restitution et par lot. Les quantités des lignes valides sont cumulées pour calculer le propre rendu du lot à l’arrêté. Veillez à ne pas enregistrer deux fois le même retour.
Les retours après la fin de la période d’entrée sont-ils retenus ?
Oui, s’ils concernent les lots retenus et interviennent au plus tard à la date d’arrêté incluse, sous réserve de leur validité. Les retours postérieurs à l’arrêté sont différés et ne contribuent pas au rapprochement à cette date.
Un écart net nul signifie-t-il que tous les lots sont soldés ?
Non. Un reste sur un lot peut être compensé dans l’écart net par un excédent sur un autre. Les colonnes À restituer et Trop restitué présentent séparément ces situations pour permettre de les examiner.
Le modèle permet-il un rapprochement en kilogrammes ?
Non. Le suivi est prévu en pièces, avec des quantités entières positives à la saisie. Aucune conversion entre pièces et kilogrammes n’est prévue.
Pourquoi une ligne saisie peut-elle manquer dans les totaux ?
Une ligne invalide est exclue des calculs. Un lot peut aussi se trouver hors de la période d’entrée choisie, ou une restitution après la date d’arrêté. Vérifiez les colonnes de contrôle, les dates et l’appartenance de la ligne aux plages prévues avant d’interpréter le résultat.
À propos des auteurs
Clémence VautrinFlux du linge et organisation
Voir le périmètre éditorial →
Hugo DelmasCoûts et suivi des équipements
Voir le périmètre éditorial →
