Accepter une urgence suppose de vérifier une place dans le planning, une échéance et un supplément. Ce classeur Excel rassemble ces éléments pour le chef d’atelier, avec un registre réservé aux commandes urgentes, sans refaire le suivi général de production.
Les onglets « Urgences », « Créneaux » et « Synthèse » distinguent les demandes à arbitrer des commandes acceptées. Ils permettent de consulter la capacité réservée en kg, la marge avant l’échéance promise et les surcoûts renseignés. Les exemples fournis sont entièrement fictifs.
À quoi sert ce tableau ?
- Rassembler la décision, le créneau choisi et le surcoût d’une urgence sur une même ligne.
- Distinguer un créneau candidat d’une réservation comptabilisée dans le planning.
- Comparer le volume demandé à la capacité restante dédiée aux urgences.
- Consulter les volumes et surcoûts par décision sur une période de réception choisie.
Ce que contient le fichier
Comment commencer
1. Régler les paramètres de lecture
Dans « Synthèse », renseignez les dates de début et de fin de période, l’instant de contrôle manuel, la base des euros et le seuil de marge faible en minutes.
2. Définir les créneaux disponibles
Dans « Créneaux », saisissez les références, les heures de début et de fin ainsi que les capacités en kg de linge sec dédiées aux urgences. Le périmètre est celui d’un seul atelier, avec des créneaux sans chevauchement.
3. Enregistrer la demande urgente
Dans « Urgences », renseignez la référence, le repère client, la réception, l’échéance promise et le volume. Choisissez un créneau candidat et saisissez le supplément total par commande lorsqu’il est décidé.
4. Examiner puis renseigner la décision
Comparez le volume au reste disponible et examinez la marge de délai ainsi que les contrôles. Une demande « À arbitrer » ne réserve rien : seules les décisions « Acceptée » et « Terminée » réservent des kg. Renseignez un motif en cas de refus ou d’annulation.
5. Relire les contrôles et la synthèse
Après modification, consultez la capacité restante et filtrez les contrôles du registre. Corrigez la première anomalie affichée, puis relisez la ligne. Conservez les colonnes calculées.
Arbitrer les urgences sans doubler le suivi général
Le registre répond à une question ciblée : peut-on accepter cette demande avec le créneau et le supplément envisagés ? Il rassemble les informations nécessaires à cet arbitrage, plutôt que l’ensemble du parcours de production.
Les décisions disponibles sont « À arbitrer », « Acceptée », « Terminée », « Refusée » et « Annulée ». Le choix d’un créneau ne vaut pas acceptation. Une commande terminée reste comptabilisée dans la capacité de son créneau passé.
Exemple fictif : deux urgences dépassent la capacité prévue
Dans les exemples du classeur, deux demandes acceptées de 18 kg et 28 kg utilisent le créneau « CRENEAU-FICT-05 », dont la capacité saisie est de 40 kg. À elles seules, elles représentent 46 kg pour 40 kg disponibles, soit un dépassement de 6 kg.
Ce créneau finit à 12 h. L’échéance de la première demande est fixée à 12 h 30 : sa marge est donc de 30 min. Une marge positive ne suffit pas à rendre l’ensemble réalisable puisque la capacité est déjà dépassée. Il faut réexaminer l’affectation ou la décision avant de s’appuyer sur ce planning.
Lire le délai et le surcoût sans les confondre avec un accord
La marge correspond à l’échéance promise moins la fin du créneau, exprimée en minutes. Une valeur négative indique une fin de créneau postérieure à l’échéance. Ce calcul mesure un écart horaire ; il ne garantit pas la réalisation de la commande.
Le surcoût est un supplément total saisi en euros pour la commande, et non un tarif calculé au kg. 0 € signifie offert ; une cellule vide signifie non renseigné. Uniformisez la base HT, TTC ou autre base documentée avant de lire les totaux. Ceux-ci ne valent pas accord commercial.
Erreurs fréquentes et corrections à apporter
Si une référence manque ou apparaît en double, corrigez-la dans le registre concerné. Vérifiez aussi le repère client, les dates et le volume lorsque le contrôle les signale. Les contrôles affichent la première anomalie : une correction peut donc laisser apparaître un autre point à traiter.
Si une demande « À arbitrer » possède un créneau mais ne consomme pas de capacité, ce n’est pas une erreur de calcul. Le créneau reste candidat tant que la décision ne réserve pas les kg. De même, passer une commande à « Terminée » ne libère pas sa réservation historique.
Ne confondez pas la période de synthèse avec le périmètre du planning. La synthèse répartit les demandes selon leur réception dans la période choisie, tandis que les réservations des créneaux et les compteurs globaux de lignes à vérifier couvrent toutes les dates.
Comparaison avec un registre papier des urgences
Le choix dépend du nombre de demandes et du besoin de rapprocher les réservations d’une même plage horaire.
| Méthode | Capacité en kg | Marge de délai en min | Surcoût en € |
|---|---|---|---|
| Ce classeur Excel | Somme des volumes acceptés et terminés par créneau, puis calcul du reste. | Calcul entre la fin du créneau choisi et l’échéance promise. | Saisie par commande et totalisation par décision sur la période. |
| Registre papier | Addition des réservations et comparaison à la capacité à effectuer manuellement. | Écart horaire à calculer et à noter pour chaque demande. | Supplément à noter, puis montants à additionner manuellement. |
Si plusieurs urgences partagent régulièrement un créneau, le classeur facilite la lecture de leur charge cumulée. Si les demandes restent rares et les calculs simples, un registre papier peut suffire, à condition de tenir les réservations et les décisions à jour.
Limites à connaître avant utilisation
Le classeur prévoit 120 lignes dans chacun des deux registres et un seul créneau par demande. Les capacités concernent les seules urgences d’un atelier ; elles sont estimées et modifiables, sans capacité garantie. Les données de démonstration sont fictives.
Aucune notification n’est envoyée et aucune mise à jour en direct n’est prévue. L’instant de contrôle est renseigné manuellement. Les volumes et les montants peuvent rester inclus dans les totaux alors qu’une anomalie subsiste.
Le fichier ne calcule pas un tarif commercial, ne pilote aucune machine et ne garantit ni délai, ni revenu, ni conformité. Il complète l’arbitrage des urgences sans remplacer le suivi général des commandes.
Questions fréquentes
Choisir un créneau réserve-t-il immédiatement de la capacité ?
Non. Pour une demande « À arbitrer », le créneau choisi reste candidat. Les formules de réservation additionnent uniquement les volumes des commandes « Acceptée » et « Terminée » affectées au créneau.
Une commande terminée libère-t-elle les kg réservés ?
Non. Le statut « Terminée » signifie que la commande a été acceptée puis réalisée. Son volume reste comptabilisé dans le créneau concerné afin de conserver la charge du planning passé.
Le classeur calcule-t-il le supplément à facturer ?
Non. Le supplément total par commande est saisi en euros. Le classeur additionne les montants renseignés, mais ne fixe pas de prix. Une valeur de 0 € indique un supplément offert ; une cellule vide reste non renseignée.
Comment interpréter une marge de délai négative ?
Elle indique que la fin du créneau choisi se situe après l’échéance promise. Il faut réexaminer le créneau ou l’engagement de délai. Une marge positive indique seulement un écart horaire favorable, pas une garantie de réalisation.
La période de synthèse limite-t-elle les réservations affichées ?
Non. La synthèse utilise la date de réception des demandes pour les répartir dans la période, dont la date de fin est incluse. Le planning additionne les réservations des commandes acceptées et terminées sur toutes les dates de réception.
À propos des auteurs
Clémence VautrinFlux du linge et organisation
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Hugo DelmasCoûts et suivi des équipements
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