Fiche réception linge client Excel avec bordereau par commande

À quoi sert ce tableau ?

• Rassembler les repères du client, de l’agent et de la commande dans une fiche de réception unique.
• Distinguer les quantités annoncées, les quantités reçues et les écarts en pièces.
• Conserver les réserves visibles à l’arrivée avec le lot concerné et la note de l’échange.
• Consulter les fiches à compléter ou à vérifier sur une période d’arrivée choisie.

Ce que contient le fichier

Comment commencer

1. Enregistrer la réception

Remplacez les exemples fictifs, puis créez une fiche dans Réceptions. Renseignez un numéro unique et stable, la date d’arrivée, le repère du client et celui de l’agent.

2. Compter les lots et décrire les réserves

Dans Détail linge, utilisez le même numéro de fiche pour chaque lot. Saisissez sa catégorie, sa désignation, les pièces annoncées et reçues. Indiquez « Non », « Oui » ou « À préciser » pour la réserve ; si vous choisissez « Oui », décrivez le constat.

3. Compléter le constat partagé

Dans Réceptions, renseignez « À recueillir », « Accord noté » ou « Désaccord noté », puis la note contradictoire. Consultez les contrôles des lots et la décision de la fiche pour repérer les informations à compléter ou les comptages à vérifier.

4. Préparer le bordereau et consulter la synthèse

Saisissez le numéro de fiche dans Bordereau. Avant impression, filtrez la colonne Ligne pour exclure les cellules vides, puis vérifiez la note et les réserves. Dans Synthèse, ajustez les dates de début et de fin pour consulter les indicateurs de la période.

Une fiche par commande, plusieurs lots si nécessaire

Le numéro de fiche relie une commande du registre Réceptions à ses lignes dans Détail linge. Une ligne de détail correspond à une catégorie ou à un lot distinct : une même fiche peut donc regrouper, par exemple, des draps et des serviettes.

Conservez un numéro unique et stable dans Réceptions et reportez-le sur chaque lot concerné. Les repères du client et de l’agent restent associés à la fiche, tandis que les quantités et les réserves sont renseignées au niveau des lots.

Exemple : cinq chemises annoncées, quatre reçues

Un exemple fictif du classeur présente un lot de chemises avec 5 pièces annoncées et 4 pièces reçues. Le calcul donne un écart de −1 pièce : 4 − 5 = −1. Il manque donc une pièce par rapport à la déclaration, sans que ce calcul permette d’en déterminer la cause.

Dans cet exemple, la réserve du lot est renseignée « Non », mais une note mentionne la pièce annoncée non reçue et la réception porte un désaccord noté. L’écart quantitatif, la réserve visible et la note contradictoire sont des informations distinctes : il faut les lire ensemble.

Erreurs de saisie : les repérer et les corriger

Vide ne signifie pas zéro. Une quantité vide est inconnue ; zéro est une quantité explicitement renseignée. Si le comptage n’est pas terminé, ne remplacez pas le vide par zéro pour obtenir un total. Complétez la quantité lorsque le comptage est disponible.

• Fiche absente : vérifiez le numéro porté sur le lot et créez la réception correspondante si elle manque.
• Fiche en double : corrigez les numéros du registre et le rattachement des lots concernés pour retrouver une seule réception par numéro.
• Réserve « Oui » sans description : ajoutez le constat visible dans la colonne Constat / réserve, sans diagnostic.
• Réception sans date ou ligne sans numéro : complétez les champs manquants signalés par les contrôles globaux.

Les consignes du classeur prévoient une vérification lorsqu’un lot présente une réserve ou un écart, même si plusieurs écarts se compensent au total de la commande.

Comparaison : classeur Excel ou bordereau papier par commande

Le bordereau papier reste une alternative pour noter un dépôt directement à l’accueil. Le choix dépend surtout du besoin de regrouper les comptages et de retrouver les réserves dans un registre commun.

Si vous devez consulter plusieurs commandes sur une même période, le classeur fournit une synthèse à partir des saisies. Si votre besoin se limite à consigner un dépôt sur place sans synthèse dans ce support, un bordereau papier peut suffire. Aucun des deux supports ne dispense de compter les pièces et de décrire les constats.

Lire les indicateurs sans confondre total connu et total complet

La Synthèse utilise une date de début et une date de fin, bornes incluses. Elle dénombre notamment les fiches enregistrées, les fiches à compléter, celles à vérifier et celles au comptage rapproché. Elle présente aussi les pièces annoncées et reçues connues, ainsi que le nombre de lignes avec réserve « Oui ».

Les totaux connus excluent les fiches dont le comptage correspondant est incomplet. Un total affiché ne représente donc pas nécessairement toutes les pièces attendues sur la période. Consultez également le nombre de fiches sans total reçu complet. Les contrôles globaux sur les rattachements et les champs manquants portent, eux, sur toutes les dates.

Capacité et portée du bordereau de réception

Réceptions et Détail linge disposent chacun de 120 lignes préparées. Il s’agit de 120 lignes de lots pour l’ensemble du registre, et non de 120 lots par commande. Les 8 commandes et les 10 lots fournis sont fictifs et doivent être remplacés avant usage. Préservez les cellules calculées ; les consignes indiquent un recalcul à l’ouverture dans Excel ou LibreOffice.

Le bordereau restitue la fiche choisie et signale un numéro introuvable ou en double. Pour préparer son impression, excluez les lignes vides avec le filtre prévu. Le manifeste décrit cette préparation, mais ne constitue pas un contrôle visuel de l’impression.

« Accord noté » ne vaut pas signature électronique. Le classeur n’envoie aucune notification et ne fournit pas de validation officielle. Le statut « Comptage rapproché » ne prouve ni la conformité du linge ni la réalisation de son traitement. L’échange peut être confirmé hors du classeur si nécessaire.

Questions fréquentes